Startup = duża dynamika zmian – to fakt, podobnie jak powszechnie występujące pivot’y w biznesie. Elastyczność i optymalne zarządzanie zasobami są kluczowe dla przetrwania i rozwoju młodych, wschodzących organizacji. Modele Pay-As-You-Grow (PAYG) oraz As-a-Service (XaaS) odpowiadają na te potrzeby, eliminując jedną z największych barier rozwoju – konieczność dużych inwestycji początkowych. Dzięki nim firmy mogą efektywnie dostosowywać swoje zasoby do aktualnych potrzeb, co staje się szczególnie istotne w obliczu zmieniających się warunków rynkowych.
Eliminacja problemu budżetu inwestycyjnego
Jednym z największych wyzwań startupów jest dostęp do kapitału na rozwój. Modele PAYG i XaaS pozwalają uniknąć kosztownych inwestycji w infrastrukturę czy oprogramowanie. Zamiast wydawać znaczne środki na zakup sprzętu, licencji lub utrzymanie własnych zasobów, startupy mogą płacić wyłącznie za to, czego aktualnie używają. Taki model pozwala na:
- Uniknięcie przeinwestowania – firma nie wydaje więcej, niż jest to konieczne w danym momencie, co minimalizuje ryzyko finansowe.
- Eliminację niedoinwestowania – dostępność zasobów na żądanie umożliwia szybkie skalowanie działalności, kiedy pojawia się wzrost zapotrzebowania na usługi / systemy IT.
Dla przykładu startup rozwijający aplikację mobilną może zacząć od podstawowego serwera w chmurze, a w miarę wzrostu użytkowników dynamicznie zwiększać jego moc obliczeniową. Gdy projekt dobiegnie końca lub firma zdecyduje się na zmianę kierunku działania, koszty infrastruktury maleją proporcjonalnie do jej użycia.
Elastyczność dopasowana do dynamiki startupu
Modele PAYG i XaaS są idealne dla firm, które potrzebują szybkiej reakcji na zmieniające się okoliczności. Przykładowo, startupy mogą rozwijać się gwałtownie w jednej dziedzinie, a jednocześnie zamykać projekty w innej. Dzięki tym modelom mogą:
- Łatwo dodawać lub redukować zasoby, gdy firma rośnie lub wprowadza zmiany w strukturze.
- Unikać konieczności planowania na dużą skalę, co w przypadku dynamicznych zmian może prowadzić do nietrafionych inwestycji.
- Skupić się na kluczowych działaniach biznesowych, zamiast zarządzać skomplikowaną infrastrukturą informatyczną.
Elastyczność staje się kluczowym czynnikiem, który wspiera innowacyjność – startupy mogą testować nowe rozwiązania bez ryzyka, że duże nakłady na zasoby obciążą ich budżet.
Outsourcing usług IT w modelu elastycznym
Nie tylko infrastruktura i oprogramowanie mogą działać w modelu PAYG i XaaS. Coraz więcej firm korzysta z outsourcingu IT, który w elastycznym modelu przynosi wymierne korzyści. Startupy mogą wynajmować ekspertów ds. IT i płacić tylko za czas faktycznie poświęcony na realizację zadań, takich jak:
- Proaktywne zarządzanie siecią i infrastrukturą, co zapewnia jej stabilność i bezpieczeństwo.
- Utrzymanie i rozwój usług IT – w tym wdrażanie nowych technologii bez konieczności zatrudniania pełnoetatowego zespołu.
- Wsparcie użytkowników – dostęp do wykwalifikowanej pomocy technicznej, która rozwiązuje bieżące problemy, ale nie generuje stałych kosztów.
Elastyczny outsourcing IT pozwala startupom uniknąć zatrudniania i szkolenia pełnoetatowego zespołu w początkowych fazach działalności, co może być szczególnie kosztowne. Jednocześnie umożliwia szybkie wdrożenie niezbędnych usług i technologii, dostarcza wsparcie dla użytkowników oraz implementuje usystematyzowane procesy IT (np. Onboarding i Offboarding pracowników do usług, skorelowane z procesami kadrowymi i zasadami bezpieczeństwa dla określonej struktury organizacyjnej), co naturalnie zwiększa efektywność operacyjną firmy.
Brak zobowiązań czasowych i pełna swoboda
Jedną z najbardziej atrakcyjnych cech modeli Pay-As-You-Grow i As-a-Service jest brak długoterminowych zobowiązań. Startupy, które często działają w niepewnym i dynamicznym otoczeniu, mogą w każdej chwili zrezygnować z usługi lub dostosować jej zakres do aktualnych potrzeb. Ta swoboda ma szczególne znaczenie w sytuacjach takich jak:
- Zakończenie projektu – gdy firma kończy określony etap działalności, może łatwo zmniejszyć skalę wykorzystywanych usług bez strat wynikających z opłaconych z góry umów.
- Zmiana strategii – startupy mogą elastycznie przestawić się na inne narzędzia lub technologie bez konieczności ponoszenia kosztów wcześniejszego rozwiązania kontraktów.
Brak konieczności podejmowania zobowiązań na kilka miesięcy czy lat pozwala startupom działać szybko i elastycznie, co zwiększa ich konkurencyjność na rynku. To szczególnie istotne w fazie testowania nowych produktów lub rynków, gdzie niepewność co do wyników wymaga ostrożności finansowej.
Koszty całkowite – dlaczego As-a-Service jest tańsze?
Na pierwszy rzut oka koszty subskrypcji czy opłat w modelach PAYG i XaaS mogą wydawać się wyższe w porównaniu do jednorazowej inwestycji w sprzęt lub oprogramowanie. Jednak, gdy uwzględnimy całkowite koszty utrzymania usług po stronie firmy, rozwiązania oparte na elastycznych modelach są znacznie bardziej opłacalne. Warto wziąć pod uwagę:
- Koszty energii i chłodzenia – utrzymanie własnych serwerów lub infrastruktury IT wymaga znacznych nakładów na energię elektryczną oraz systemy chłodzenia, co generuje stałe koszty operacyjne.
- Zatrudnienie i zastępowalność – posiadanie zespołu IT na etacie oznacza konieczność zapewnienia pełnej obsady nawet w przypadku urlopów, chorób czy rotacji pracowników. W modelu As-a-Service firma płaci tylko za rzeczywiste usługi, a ich dostawca zapewnia pełną obsługę i ciągłość działania.
- Aktualizacje i konserwacja – własna infrastruktura wymaga regularnych aktualizacji, serwisów i napraw, co wiąże się z dodatkowymi wydatkami i ryzykiem przerw w działaniu. W modelach XaaS te koszty są wliczone w cenę usługi.
Podsumowując, korzystanie z usług PAYG i XaaS pozwala startupom ograniczyć wydatki na zaplecze techniczne i kadrowe, jednocześnie eliminując ryzyko związane z awariami czy rotacją personelu. W efekcie firmy zyskują dostęp do zaawansowanych technologii i usług bez konieczności ponoszenia ukrytych kosztów, które często przewyższają pierwotną cenę inwestycji.
Kompleksowość usług w cenie
Korzystając z modeli As-a-Service, startupy zyskują dostęp nie tylko do podstawowego narzędzia czy aplikacji, ale również do całego ekosystemu usług, które w tradycyjnym modelu wymagałyby dodatkowych inwestycji. Przykładem może być usługa Office 365. Subskrybując ten pakiet, firma otrzymuje znacznie więcej niż Worda i Excela – w cenie znajdują się m.in.:
- Serwer poczty (Exchange Online) – profesjonalne rozwiązanie do zarządzania pocztą e-mail.
- Komunikator (Teams) – umożliwiający zdalne spotkania, rozmowy głosowe i czat.
- Praca grupowa na plikach (SharePoint/OneDrive) – zapewniająca wspólny dostęp, edytowanie i przechowywanie dokumentów w chmurze.
- Automatyzacja procesów (Power Automate, Forms) – narzędzia umożliwiające automatyzację powtarzalnych zadań i zbieranie danych w prosty sposób.
- …i wiele więcej.
Takie podejście pozwala firmom zminimalizować liczbę różnych dostawców i systemów, co przekłada się na oszczędność czasu, kosztów integracji oraz lepszą efektywność pracy. Warto weryfikować, co dokładnie zawiera dana usługa, ponieważ w modelach As-a-Service zaskakująco często otrzymujemy więcej, niż moglibyśmy kupić w tradycyjnym modelu on-premise.
Zawsze aktualne i wspierane oprogramowanie
Kolejną zaletą modelu As-a-Service jest zapewnienie stałego dostępu do najnowszych wersji oprogramowania oraz ich bieżących poprawek. Dostawcy usług na bieżąco implementują aktualizacje, dzięki czemu firmy mogą korzystać z najnowszych funkcji, ulepszeń wydajności oraz poprawek bezpieczeństwa.
- Bez konieczności pamiętania o aktualizacjach – w tradycyjnym modelu (on-premise) przedsiębiorstwo musi samodzielnie planować i wdrażać aktualizacje, co generuje dodatkowe koszty i ryzyko przestojów. W modelu As-a-Service te procesy są zautomatyzowane i niewidoczne dla użytkownika.
- Stałe wsparcie producenta – firmy unikają problemu, że używana wersja oprogramowania straci wsparcie techniczne. W przypadku rozwiązań on-premise konieczność migracji do nowej wersji bywa kosztowna i czasochłonna, zwłaszcza jeśli miałby to być przeskok o kilka grubych wersji.
Dzięki automatycznym aktualizacjom startupy mogą skupić się na swojej działalności, mając pewność, że ich narzędzia są zawsze zgodne z najnowszymi standardami i wymaganiami technologicznymi. Eliminuje to nie tylko dodatkowe koszty, ale również ryzyko związane z używaniem przestarzałego oprogramowania.
Podsumowanie
Modele PAYG i As-a-Service to rozwiązania skrojone na miarę potrzeb startupów. Pozwalają one nie tylko uniknąć problemów związanych z budżetem inwestycyjnym, ale także oferują elastyczność, która jest kluczowa w zmiennym środowisku. Outsourcing IT w takim modelu dodatkowo wspiera rozwój, minimalizując koszty stałe i umożliwiając szybkie reagowanie na zmiany. Dzięki temu startupy mogą skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu innowacyjnych produktów i zdobywaniu rynku.
