Odpowiednie procedury operacyjne pozwalają obniżyć koszty infrastruktury IT
Obecnie, nawet najmniejsze przedsiębiorstwa są znacznie uzależnione od posiadanych i wykorzystywanych narzędzi IT. Firma do sprawnego działania i realizacji celów biznesowych potrzebuje dobrze zaplanowanej, wdrożonej oraz utrzymywanej infrastruktury IT. Taka Infrastruktura powinna być „cichym” sprzymierzeńcem w działaniu każdej firmy, a nie „kulą” u nogi czy celem samym w sobie.
Oczywistym jest, iż powyższe musi wiązać się z kosztami, które często stanowią istotną część budżetu każdej organizacji czy przedsiębiorstwa.
Rozsądne zarządzanie tymi kosztami, optymalizacja i szukanie oszczędności nigdy nie jest łatwym zadaniem.
Jednym z elementów które mogą pomóc w optymalizacji kosztów są odpowiednio zbudowane i wdrożone procedury operacyjne, które będą wspierać niezawodne działanie naszej, często niedoinwestowanej infrastruktury IT.
Dobre Praktyki IT
Jakie są najczęstsze przyczyny wysokich czy nie planowanych kosztów i gdzie można szukać oszczędności, kilka przykładów poniżej:
- Przestarzałe środowisko,
- Brak dokumentacji i repozytorium haseł,
- Brak właściwego wsparcia IT,
- Brak inwentarza licencji i sprzętu,
- Brak wdrożonego systemu ticket’owego,
- Brak procedur utrzymania infrastruktury (zarządzania zmianą w środowisku IT),
- Niewłaściwe polityki backupu i brak testów odtworzeniowych,
- Niewłaściwy podział kompetencji lub/i odpowiedzialności w zarządzaniu środowiskiem, brak ustalonych parametrów SLA dla poszczególnych elementów.
Główne przyczyny oraz ich skutki
Przestarzałe środowisko IT
Możliwe Skutki:
- Brak wsparcia lub/i wysokie koszty utrzymania przestarzałej infrastruktury sprzętowej czy programowej,
- Duża podatność na ataki cyberprzestępców – starsze systemy są częstym celem ataków, a obsługa incydentów potrafi być (w zależności od przypadku), kosztowna lub bardzo kosztowna,
- Problemy w przypadku potrzeby integracji i z nowszymi rozwiązaniami IT.
Modernizacja jako priorytet: Strategia „odchudzania” zasobów IT powinna obejmować audyt technologiczny, analizę całkowitego kosztu posiadania (TCO) oraz opracowanie mapy drogowej transformacji cyfrowej. Wdrożenie środowisk wirtualnych i chmurowych może umożliwić elastyczne skalowanie i obniżenie kosztów związanych z konserwacją sprzętu.
Inwestycja w technologię hybrydową: Rozwiązania oparte o chmurę obliczeniową mogą w znacznym stopniu obniżyć koszty utrzymania oraz podnieść bezpieczeństwo. Decyzje wdrożeniowe warto poprzeć analizą ROI, a integrację z legacy systemami opracować w sposób modułowy.
Brak dokumentacji technicznej i repozytorium Haseł
Możliwe Skutki:
- Nieplanowe przestoje oraz awarie Infrastruktury,
- Rozmycie odpowiedzialności za bezpieczeństwo infrastruktury IT,
- Nie wiemy co mamy i jak jest to ze sobą powiązane,
- Trudności w przypadku wprowadzania zmian,
- Brak matrycy uprawnień.
Centralizacja wiedzy: Opracowanie jednolitego repozytorium (np. system CMDB – Configuration Management Database) pozwala na kontrolowanie i mapowanie zasobów IT. System taki powinien być dynamicznie aktualizowany, a dostęp do niego ściśle kontrolowany, co minimalizuje ryzyko naruszeń i usprawnia procesy audytowe oraz zarządzanie zmianą.
Brak właściwego wsparcia IT
Możliwe Skutki:
- Nieplanowane przestoje oraz awarie infrastruktury,
- Brak inwentaryzacji, dokumentacji, repozytoriów haseł,
- Przestarzałe środowisko,
- Niezadowolenie klientów, utrata zaufania,
- Brak innowacyjności.
Outsourcing i rozwój wewnętrzny w jednym: Warto rozważyć model hybrydowy, który łączy rozwój kompetencji wewnętrznych ze wsparciem wyspecjalizowanych partnerów zewnętrznych. Regularny przegląd SLA oraz wdrożenie systemu zarządzania incydentami (service desk) zwiększą poziom satysfakcji i efektywności.
Implementacja frameworków ITIL lub COBIT: Te metodyki umożliwiają formalizację procesów wsparcia IT oraz podnoszenie standardów zarządzania usługami, co przekłada się na niższe ryzyko przestojów oraz mniejsze koszty operacyjne.
Brak inwentarza licencji i sprzętu
Możliwe Skutki:
- Nieefektowne wykorzystywanie narzędzi IT, przepłacanie za oprogramowanie, które nie jest używane w pełni lub duplikowanie subskrypcji,
- Ryzyko naruszenia polityk licencyjnych, co może prowadzić do konsekwencji prawnych.
- Brak przejrzystości w wykorzystaniu i dublowanie sprzętu IT.
Strategiczne zarządzanie portfelem wyposażenia IT: Regularne audyty licencyjne, wdrożenie narzędzi do zarządzania zasobami i sprzętem oraz negocjacje umów z dostawcami mogą znacznie obniżyć koszty operacyjne. Przydatne są również rozwiązania typu SaaS, które często pozwalają na elastyczne dostosowanie liczby licencji do bieżących potrzeb.
Brak wdrożonego systemu ticket’owego
Możliwe Skutki:
- Niska jakość usług IT i wydłużone czasy reakcji,
- Zwiększony czas przestojów,
- Brak komunikacji, przejrzystości, rozliczalności,
- Brak centralnej informacji o incydentach i problemach w infrastrukturze IT.
Analiza danych i kultura ciągłego doskonalenia: Wdrożenie nowoczesnych systemów service desk z funkcjami analitycznymi oraz automatycznymi powiadomieniami umożliwia nie tylko bieżącą reakcję, ale także długoterminowe planowanie usprawnień (zarządzanie problemami generującymi powtarzalne incydenty i awarie).
Brak procedur utrzymania infrastruktury (zarządzania zmianą w środowisku IT)
Możliwe Skutki:
- Zmiany wprowadzane chaotycznie, zwiększają ryzyko błędów, konfliktów między systemami i nieplanowanych przestojów,
- Niekontrolowane zmiany mogą tworzyć luki bezpieczeństwa, np. przez nieuwzględnienie aktualizacji zabezpieczeń czy błędne konfiguracje,
- Brak historii zmian i procedur powoduje, że w przypadku awarii trudno ustalić przyczynę problemu, co wydłuża czas jego naprawy.
Niewłaściwe polityki backupu i brak testów odtworzeniowych
Możliwe Skutki:
- Utrata danych krytycznych,
- Wydłużony czas przywracania systemów (długi RTO),
- Niekompletne lub uszkodzone kopie zapasowe,
- Koszty finansowe i operacyjne.
Niewłaściwy podział kompetencji, brak ustalonych parametrów SLA
Możliwe Skutki:
- Trudności w rozwiązywaniu incydentów i problemów,
- Ryzyko eskalacji konfliktów między zespołami,
- Brak odpowiedzialności i chaos w działaniu.
Propozycje optymalizacji kosztów
Poniżej przedstawiamy praktyczne sposoby na ograniczenie ryzyk i kosztów związanych z codziennym funkcjonowaniem środowiska IT, bez konieczności dużych inwestycji. Skupiamy się na wypracowaniu prostych, ale skutecznych procedur operacyjnych, które możesz wdrożyć we własnej firmie.
Przykładowe działania operacyjne, które przynoszą oszczędności w odniesieniu do wcześniej opisanych przyczyn
-
Przestarzałe środowisko IT
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- Regularne czyszczenie systemów z niepotrzebnych plików i usług pozwala odzyskać miejsce na dyskach i poprawia wydajność,
- Proaktywne utrzymanie (np. skrypty, harmonogramy przeglądów) opóźnia konieczność zakupu nowego sprzętu,
- Wczesne wykrywanie awarii zmniejsza czas przestojów i koszty napraw „na ostatnią chwilę”.
-
Brak dokumentacji technicznej i repozytorium haseł
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- Dokumentacja skraca czas reakcji w przypadku awarii – nie trzeba „zgadywać”, co i gdzie działa,
- Centralne repozytorium haseł eliminuje chaos i ryzyko blokady systemów po odejściu pracownika,
- To oszczędność czasu i pieniędzy przy onboardingu nowych osób oraz przy współpracy z zewnętrznymi partnerami.
-
Brak zewnętrznego wsparcia IT lub jego niedopasowanie
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- Jasne SLA z partnerem to przewidywalność kosztów i gwarancja reakcji w razie awarii,
- Brak wsparcia = ryzyko paniki i wysokich stawek „za awarię” – lepiej mieć stałą umowę niż przepłacać ad hoc.
-
Brak inwentarza licencji i sprzętu
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- Inwentaryzacja pomaga wykryć zbędne licencje (oszczędności), a także brakujące (ryzyko kar audytowych),
- Umożliwia zaplanowanie wymian sprzętu przed awarią, a nie po – to zawsze taniej i mniej stresująco.
-
Brak systemu ticketowego
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- System zgłoszeń pokazuje, ile problemów się powtarza – możesz je wyeliminować u źródła,
- Porządkuje pracę zespołu IT – mniej chaosu = mniej błędów = mniej awarii,
- Ułatwia analizę kosztów obsługi IT i uzasadnienie ewentualnych zmian.
-
Brak procedur utrzymania i zarządzania zmianą
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- Planowane zmiany oznaczają mniej niespodziewanych awarii (a więc mniej kosztów napraw),
- Proste procedury typu „checklista przed zmianą” pozwalają zachować stabilność systemów bez kosztownego wsparcia zewnętrznego.
-
Niewłaściwa polityka backupu i brak testów odtworzeniowych
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- Nawet najprostszy backup offline może uchronić firmę przed stratą danych – koszt braku backupu to często dziesiątki tysięcy złotych,
- Testy odtworzeniowe gwarantują, że backup działa – zamiast płacić za odzyskiwanie danych w trybie „awaryjnym”.
-
Niewłaściwy podział kompetencji, brak SLA i zakresów odpowiedzialności
Jak ograniczyć ryzyka i koszty:
- Jasny podział zadań i odpowiedzialności skraca czas reakcji na incydenty,
- Zdefiniowane SLA (nawet wewnętrzne) umożliwia lepsze zarządzanie pracą zespołu i współpracą z partnerami,
- Unikasz sytuacji, w których „nikt nie wie, kto to robi” – a to często kończy się opóźnieniami i kosztami.
Słowo podsumowania (szczególnie dla MŚP)
Wdrożenie nawet podstawowych procedur IT pozwala nie tylko poprawić bezpieczeństwo, ale też uniknąć wielu niepotrzebnych wydatków. Nie trzeba od razu inwestować w nowe systemy – wystarczy dobra organizacja, systematyczność i kilka narzędzi, które można wdrożyć niskim kosztem lub bezpłatnie.
