Poczta elektroniczna – jak zapewnić bezpieczeństwo użytkownikom i organizacji?
Na przestrzeni lat rola poczty e-mail w życiu zawodowym (i prywatnym) znacząco wzrosła. Obecnie jest to narzędzie, bez którego trudno wyobrazić sobie codzienną egzystencję. Spotkania i ustalenia firmowe najczęściej kończą się dopiero w momencie, gdy ich podsumowanie trafia na skrzynkę mailową. W wielu przypadkach wiadomość e-mail staje się niemal odpowiednikiem „dokumentu urzędowego”, a w świetle prawa pełni rolę formy dokumentowej i może dowód potwierdzający uzgodnienia.
Jednak pozostaje także jedną z najbardziej niedocenianych i podatnych na zagrożenia usług. Czy wiesz, że Twoja skrzynka e-mail może stanowić furtkę dla cyberprzestępców, umożliwiając im dostęp do wrażliwych danych? Jak to możliwe? W tym artykule przeanalizujemy, jak nasze codzienne narzędzie komunikacji może stać się niebezpiecznym „backdoor’em”, przez który osoby trzecie mogą uzyskać dostęp do naszych wrażliwych danych. Wyjaśnimy, jakie zagrożenia niesie ze sobą korzystanie z poczty e-mail oraz jakie działania możemy podjąć, aby zminimalizować te zagrożenia
W pewnej (dużej) firmy produkcyjnej – nagle padł serwer pocztowy. Sytuacja była o tyle trudna, że przywrócenie działania poczty mogło potrwać nawet całą dobę, więc wsparcie tej organizacji wiązało się z nieprzespaną nocą… w serwerowni J Zdalny dostęp przez VPN był mocno ograniczony. Ku naszemu zaskoczeniu, gdy menedżer usłyszał, jak długo poczta może być niedostępna, zdecydował odesłać wszystkich pracowników biurowych do domu. Mimo, że produkcja działała bez przeszkód, okazało się, że bez dostępu do poczty dalsza praca innych departamentów była niemożliwa.
Ta sytuacja świetnie ilustruje, jak ogromne znaczenie ma poczta e-mail w codziennym funkcjonowaniu firm. Dla wielu organizacji jest to kluczowy kanał komunikacji, a jego niedyspozycja potrafi sparaliżować pracę przedsiębiorstwa.
Jakie są rodzaje zagrożeń, na które są narażeni użytkownicy poczty e-mail?
Podszywanie się (spoofing)
Jednym z najczęściej stosowanych ataków jest podszywanie się pod zaufaną osobę lub instytucję. Hakerzy wysyłają wiadomości, które wyglądają, jakby pochodziły od przełożonego, współpracownika czy znanej firmy, co może wprowadzić odbiorcę w błąd. Takie wiadomości mogą zachęcać do podjęcia określonych działań. Celem jest manipulacja odbiorcą, by uzyskać w konsekwencji dostęp do poufnych informacji lub środków finansowych.
Phishing
Często uzupełnieniem działań Spoofing’owych jest Phishing – to rodzaj oszustwa polegający na wyłudzaniu danych przez podszywanie się pod wiarygodne instytucje, takie jak banki, firmy kurierskie czy serwisy internetowe. Phishing’owe wiadomości lub strony www mogą przypominać do złudzenia te autentyczne, np. formularze zmiany hasła lub zapłaty za usługę, strony logowania do banków, itd. W rzeczywistości są to fałszywe strony (lub komunikaty), które mają na celu kradzież danych logowania lub informacji finansowych.
Spam
Spam, czyli niechciane wiadomości reklamowe, są powszechnym (i rosnącym) problemem, który może stanowić zagrożenie. Duża część spamu zawiera złośliwe załączniki lub linki prowadzące do niebezpiecznych stron. Kliknięcie takiego linku może spowodować zainfekowanie komputera lub ujawnienie poufnych danych. Wciąż szacuje się, że nawet 85–86% wszystkich e-maili to spam, co wydaje się potwierdzać skalę problemu.
Wyciek danych
E-maile mogą być także nośnikiem złośliwego oprogramowania, które prowadzi do wycieku danych. Atakujący często wykorzystują techniki socjotechniczne, by skłonić użytkownika do otwarcia zainfekowanego załącznika lub kliknięcia w niebezpieczny link. Tego typu ataki są często celowane i dostosowane do specyfiki danej firmy lub branży, co zwiększa szanse ich powodzenia.
Ataki z użyciem spreparowanych faktur i rachunków
Hakerzy potrafią także manipulować fakturami lub rachunkami, które wyglądają identycznie jak te wysyłane przez prawdziwych dostawców usług. Rozpoznając relacje i mechanizmy komunikacji w prawdziwym biznesie, podszywają się np. pod firmy kurierskie czy dostawców energii, zachęcają odbiorcę do wykonania przelewu na fałszywe konto. W bardziej zaawansowanych przypadkach, atakujący mogą nawet używać sztucznej inteligencji do naśladowania głosu innych osób z organizacji lub od dostawcy, co zwiększa skuteczność oszustwa.
Socjotechnika i manipulacja
Wiadomości e-mail często wykorzystywane są do manipulowania emocjami odbiorców – straszenia, wzbudzania pilności działania czy tworzenia poczucia zagrożenia. Często w takich przypadkach cyberprzestępcy grożą np. ujawnieniem kompromitujących informacji, rzekomo pozyskanych przez zhakowanie komputera lub dostęp do kamery w urządzeniu użytkownika. Takie techniki manipulacyjne opierają się na „prawie wielkich liczb” – wysyłane są masowo, z nadzieją, że choć niewielki procent odbiorców zareaguje i ulegnie presji.
Ataki na mniejsze firmy bez zaawansowanych zabezpieczeń
Cyberprzestępcy często celują w mniejsze firmy, które mają mniej rozbudowane systemy zabezpieczeń i procedury. W takich organizacjach łatwiej jest przeprowadzić atak, ponieważ pojedyncza osoba może odpowiadać za całe procesy (np. obsługę płatności i regulowanie należności za transakcje), co zwiększa podatność na manipulację.
Każde z tych zagrożeń niesie potencjalne konsekwencje finansowe oraz ryzyko ujawnienia poufnych danych. Edukacja i podnoszenie świadomości użytkowników są kluczowe, aby skutecznie chronić się przed zagrożeniami płynącymi z codziennego korzystania z poczty e-mail.
Jak zwiększyć bezpieczeństwo i podnieść poziom świadomości
Szkolenia jako podstawa obrony
Wprowadzenie regularnych szkoleń dla pracowników stało się normą w wielu organizacjach. Celem tych szkoleń jest zwiększenie świadomości w zakresie zagrożeń cybernetycznych, takich jak phishing czy próby wyłudzenia danych. Pracownicy uczą się, jak rozpoznawać podejrzane wiadomości e-mail, sprawdzać adresy nadawców i unikać klikania w niebezpieczne linki. Często na takich szkoleniach prezentowane są przykłady maili phishing’owych, aby pracownicy mogli je rozpoznać i unikać ich konsekwencji.
Ponadto, na znaczeniu zyskuje kultura zgłaszania potencjalnych incydentów. Pracownicy są zachęcani do informowania działu IT o wszelkich podejrzanych komunikatach, nawet jeśli dotyczą one tylko ich indywidualnych kont służbowych. Dzięki temu organizacja może odpowiednio reagować na zagrożenia i zwiększać świadomość pracowników na temat bezpieczeństwa.
Symulacje ataków
Wielu pracodawców korzysta z usług firm specjalizujących się w symulacjach ataków socjotechnicznych. Celem takich kampanii jest weryfikacja, jak pracownicy faktycznie zareagują na realne próby wyłudzenia informacji. Testy te mogą obejmować rozsyłanie spreparowanych wiadomości phishing’owych, które mają na celu sprawdzenie, ile osób da się nabrać na fałszywe prośby o podanie hasła czy zalogowanie się do fikcyjnych portali.
Po zakończeniu testów przeprowadza się analizę wyników, która umożliwia zidentyfikowanie osób najbardziej podatnych na manipulacje. Następnie te osoby są kierowane na dodatkowe szkolenia. Tego rodzaju działania pozwalają stale monitorować i doskonalić poziom zabezpieczeń organizacji. Regularne testy, przeprowadzane co kilka miesięcy, sprawiają, że świadomość pracowników jest na bieżąco aktualizowana i dostosowywana do nowych zagrożeń.
Rola zarządu i wymogi prawne
Coraz częściej organizacje nie mają wyboru w kwestii przeprowadzania szkoleń – stają się one wymaganiem prawnym. Na przykład Dyrektywa NIS 2, wprowadzana w Polsce, nakłada na firmy obowiązek regularnego przeszkalania swoich pracowników, w tym członków zarządu, w zakresie cyberbezpieczeństwa. Dzięki temu organizacje mogą lepiej przygotować się na ewentualne zagrożenia i zminimalizować ryzyko ich wystąpienia.
Wprowadzenie wymogu przeszkalania zarządu jest istotne, ponieważ pokazuje, że cyberbezpieczeństwo nie jest jedynie technicznym aspektem, lecz ma wpływ na całą strategię i operacyjne funkcjonowanie firmy. Edukowanie kadry zarządzającej o zagrożeniach cybernetycznych oraz konieczności stosowania procedur bezpieczeństwa, ma kluczowe znaczenie dla wdrożenia skutecznych mechanizmów ochronnych.
Przykłady realnych zagrożeń: wyciąganie wniosków
W trakcie symulacji oraz po rzeczywistych incydentach organizacje często wykorzystują konkretne przypadki jako materiał do analizy. W takich sytuacjach cenną rolę odgrywają osoby, które wpadły w pułapkę atakujących. Ich doświadczenia pomagają zrozumieć, jakie mechanizmy psychologiczne były skuteczne i w jaki sposób atakujący zdołali wywołać reakcję prowadzącą do zagrożenia. Przykłady z własnej organizacji często bardziej przemawiają do pracowników niż ogólne teoretyczne przykłady, ponieważ dotyczą sytuacji i procesów, z którymi mają na co dzień do czynienia.
Dzięki analizie tych przykładów organizacje mogą nie tylko doskonalić procesy edukacyjne, lecz także przyjrzeć się własnym procedurom. Wnioski z takich incydentów umożliwiają dostosowanie strategii bezpieczeństwa oraz aktualizację polityk, co pozwala na stworzenie bardziej odpornej struktury organizacyjnej.
Ciągłe doskonalenie i adaptacja do nowych zagrożeń
Cyberzagrożenia zmieniają się z dnia na dzień, dlatego konieczne jest regularne aktualizowanie wiedzy i umiejętności pracowników. Warto podkreślić, że jednorazowe szkolenie to za mało, by zapewnić długoterminowe bezpieczeństwo. W miarę pojawiania się nowych metod ataków, konieczne jest wdrażanie nowych technik i przeprowadzanie kolejnych testów, aby pracownicy byli przygotowani na nowe zagrożenia, które mogłyby ich zaskoczyć.
Przykładami takich działań są warsztaty organizowane po zakończonych symulacjach, podczas których omawia się sytuacje, w których pracownicy dali się zwieść modyfikacjom istniejących i wcześniej omawianych zagrożeń. Analiza takich przypadków pozwala na identyfikację słabości, które mogą być wykorzystane przez cyberprzestępców, a także na wskazanie obszarów, które wymagają szczególnej uwagi. Tego rodzaju działania są kluczowe dla budowania kultury bezpieczeństwa w organizacji.
Techniczne mechanizmy obrony przed zagrożeniami
Jednym z podstawowych narzędzi służących do ochrony przed spamem i podszywaniem się jest odpowiednia konfiguracja serwera pocztowego. Zaawansowane funkcjonalności, takie jak:
Reguły transportowe: Pozwalają na identyfikację wiadomości pochodzących spoza organizacji i oznaczenie ich odpowiednimi znacznikami.
SPF (Sender Policy Framework): To mechanizm, który umożliwia zdefiniowanie, które serwery są autoryzowane do wysyłania wiadomości w imieniu danej domeny.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Zapewnia autentyczność wiadomości poprzez dodanie do nagłówka wiadomości cyfrowego podpisu.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Jest to polityka, która określa, jakie działania należy podjąć w przypadku wiadomości, które nie przeszły weryfikacji SPF i DKIM.
Warstwy zabezpieczeń
Aby zapewnić maksymalną ochronę, warto rozważyć zastosowanie wielowarstwowego systemu zabezpieczeń, który obejmuje:
Filtry antyspamowe: To pierwsze ogniwo obrony, które analizuje przychodzące wiadomości pod kątem charakterystycznych cech spamu.
Urządzenia lub usługi filtrujące pocztę: Działają jako dodatkowa warstwa zabezpieczeń, skanując wiadomości przed dostarczeniem ich do serwera pocztowego.
Edukacja użytkowników: Pracownicy powinni być świadomi zagrożeń związanych z phishingiem i innymi atakami, aby umieć rozpoznawać podejrzane wiadomości.
Rozmowę ekspertów na ten temat możesz obejrzeć tutaj:
Podsumowując
Warto przeanalizować własne nawyki dotyczące pracy z pocztą elektroniczną i zweryfikować zabezpieczenia techniczne usług pocztowych w organizacji. Zachęcamy do wdrożenia opisanych metod zabezpieczeń i dostępnych środków technicznych. Warto równieżzaplanować działania podnoszące świadomość użytkowników. Konieczne może okazać się przygotowanie wewnętrznych kampaniiiszkoleń w tym zakresie. Hakerzy nieustannie doskonalą swoje metody i narzędzia… a Wy?
Wprowadzenie do problematyki NIS2 Dyrektywa NIS2 (Network and Information Security Directive 2), przyjęta przez Unię Europejską, stawia przed państwami członkowskimi nowe, bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące cyberbezpieczeństwa. Obejmuje ona szeroki wachlarz sektorów gospodarki i nakłada na organizacje obowiązek wdrożenia środków...
Dla firm posiadających przestrzenie biurowe czy hale produkcyjne, jednym z najważniejszych wyzwań jest stworzenie stabilnej, wydajnej i bezpiecznej sieci bezprzewodowej. Na etapie planowania sieci WLAN, projekt wymaga szczególnej uwagi i dostosowania założeń technicznych do potrzeb biznesu.
Świat technologii to rwąca rzeka zmian. Zwłaszcza przedsiębiorstwa SMB stają przed wyzwaniem nie tylko w kwestii utrzymania sprawności swojej centralnej infrastruktury IT, ale także w kwestii zapewnienia odpowiedniego wsparcia dla użytkowników końcowych. W odpowiedzi na te potrzeby pojawia się...
W kwietniu 2024 r. Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało projekt nowelizacji obowiązującej obecnie ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa („Nowe KSC”). Nowelizacja ta ma wdrożyć do polskiego porządku prawnego unijną dyrektywę NIS-2.
Ransomware, czyli złośliwe oprogramowanie blokujące dostęp do danych i żądające okupu, od lat jest zmorą użytkowników indywidualnych, firm i instytucji publicznych. Jak dochodzi do infekcji i jak się przed nią chronić? Oto różne scenariusze, przykłady z życia i najprostsze...
Tworzenie polityk backupu i zarządzanie nimi wymaga stałej współpracy pomiędzy Biznesem a działem IT. Dopiero realny incydent i konieczność przywrócenia danych staje się przyczyną bardziej „systemowego” podejścia.
Transformacja cyfrowa staje się kluczowym elementem rozwoju współczesnych organizacji. Przenoszenie usług do chmury (cloud computing) to jeden z głównych etapów tej zmiany, który wiąże się z licznymi korzyściami, ale również wyzwaniami. Wdrożenie chmurowych rozwiązań w firmie nie jest prostą...
Przeciwdziałanie tym zagrożeniom oraz utrzymanie ciągłości biznesu staje się nawet istotniejsze strategicznie od zachowania wysokiej dostępności systemów i aplikacji. Jest to jednak tym trudniejsze, że środowiska informatyczne są coraz bardziej niejednorodne infrastrukturalnie.
Problemy w biznesowych sieciach bezprzewodowych pojawiają się w nawet najlepiej zaprojektowanych środowiskach. Przyczyna często leży nie w liczbie, ale w rozmieszczeniu i konfiguracji punktów dostępowych oraz anten, obecności innych sieci itp.